Kurslarda veli bilgilendirme ve taksit hatırlatma: WhatsApp ile düzenli ve nazik bir akış
Kısa cevap: Veliye giden mesajları üç gruba ayırın: ders ve etüt hatırlatması, devamsızlık bildirimi ve taksit hatırlatması. Her grup için ne zaman, kime ve hangi mesajın gideceğini bir kez tanımlayın; mesajlar öğrenci listenizdeki bilgiye göre otomatik gitsin. Ödeme itirazı ve özel durumlar her zaman bir danışmana aktarılsın.
Dershane, etüt merkezi, dil ve sürücü kurslarında veliyle iletişim çoğu zaman tek bir kişinin telefonuna ve hafızasına bağlıdır. Yoğun dönemde hatırlatmalar gecikir, devamsızlık bilgisi veliye geç ulaşır, taksit takibi ise hem zaman alır hem de rahatsız edici bir konuşmaya dönüşebilir. Bu rehber, bu mesajları düzenli ve nazik bir otomatik akışa bağlamayı anlatıyor.
Veli iletişimi neden aksıyor?
- Ders, etüt ve deneme sınavı hatırlatmaları tek tek gönderiliyor
- Devamsızlık bilgisi gün sonunda, bazen ertesi gün iletiliyor
- Taksit tarihleri bir tabloda duruyor ama hatırlatma kişiye bağlı
- Ön kayıt ve fiyat soruları mesai dışında cevapsız kalıyor
Üç mesaj grubu: ne zaman, kime, ne?
| Grup | Ne zaman? | Bilgi nereden gelir? |
|---|---|---|
| Ders ve etüt hatırlatması | Dersten bir gün önce veya aynı gün sabah | Ders programı |
| Devamsızlık bildirimi | Yoklama girildikten kısa süre sonra | Yoklama listesi |
| Taksit hatırlatması | Ödeme tarihinden birkaç gün önce; gecikmede nazik ikinci mesaj | Taksit tablosu veya muhasebe programı |
Akış mevcut öğrenci listenizle çalışır: Excel, Google Sheets veya kullandığınız programdaki liste. Hangi alanların okunacağı kurulumda belirlenir.
Örnek mesajlar
Örnek senaryo: gerçek bir kurumun mesajları değildir; ton ve içeriği göstermek içindir.
| Durum | Örnek mesaj |
|---|---|
| Etüt hatırlatması | Merhaba, Elif’in yarın 16:00’daki matematik etüdünü hatırlatırız. Katılamayacaksa “Değiştir” yazabilirsiniz. |
| Devamsızlık | Merhaba, Elif bugünkü 10:00 dersinde yoklamada görünmüyor. Bilginiz dahilindeyse bu mesajı dikkate almayın; değilse bize yazabilirsiniz. |
| Taksit, 3 gün önce | Merhaba, ekim taksitinin son ödeme günü 5 Ekim. Ödeme seçenekleri ve sorularınız için bu mesaja yazabilirsiniz. |
| Taksit, gecikmede | Merhaba, ekim taksiti henüz sistemimize düşmemiş görünüyor. Ödemeyi yaptıysanız dikkate almayın; bir sorun varsa danışmanımız size yardımcı olsun. |
Taksit hatırlatmasında ton
- Önce bilgi, sonra hatırlatma: İlk mesaj yalnızca tarihi ve ödeme yollarını hatırlatır.
- “Ödediyseniz dikkate almayın”: Kayıt gecikmesi yüzünden ödemiş veliye baskı hissettirmez.
- Tek gecikme mesajı: Otomatik akış ısrar etmemeli; sonraki adım danışmanın telefonudur.
- Gönderim saati: Mesajlar akşam geç saatlerde ve hafta sonu sabahı erken gönderilmemeli.
Danışmanda kalması gerekenler
- Ödeme itirazı, taksit erteleme ve indirim talepleri
- Öğrencinin akademik durumu hakkında değerlendirme ve veli görüşmesi
- Sağlık, aile durumu gibi özel sebeplerle ilgili konuşmalar
Bu konularda otomatik akış cevap vermez; konuşmayı özetiyle danışmana aktarır.
Öğrenci ve veli verisi
Veli telefonu, öğrenci adı, yoklama ve ödeme bilgisi kişisel veridir. Akışta yalnızca mesaj için gereken bilgi kullanılır; aydınlatma metni ve gerektiğinde onay adımı kayıt sürecine eklenir. WhatsApp Business API üzerinden kurumun başlattığı mesajlar, Meta’nın onayladığı şablonlarla ve velinin önceden izniyle gönderilir. Ayrıntılar: WhatsApp Business API nedir?
Ne ölçülmeli?
- Devamsızlık bilgisinin veliye ulaşma süresi
- Tarihinde ödenen taksit oranı (kurulum öncesi ve sonrası)
- Danışmana aktarılan konuşma sayısı ve konusu
- Hatırlatma, yoklama ve taksit takibine haftada harcanan süre. Kendi tahmininiz için zaman hesaplayıcı.
Sık sorulan sorular
Velilere giden mesajlar otomatik mi gönderilir?
Mevcut öğrenci listemle çalışır mı?
Taksit hatırlatması veliyi rahatsız etmez mi?
Ödeme itirazını kim yönetir?
Kurumunuz için veli bilgilendirme akışını birlikte kuralım
15 dakikalık ücretsiz analizde mevcut listenizi ve mesajlarınızı dinleyip hangi adımların otomatikleşebileceğini gösterelim.